Assistant(e) à l'exécutif / Executive Assistant
IPEX Group of Companies, Canada

Nous recherchons un(e) nouveau(elle) assistant(e) à l’exécutif qui se joindrait à notre équipe de l’Ile-des-Sœurs. Sous la responsabilité de la Vice-présidente, Technologies de l’information et de la Vice-présidente, cheffe des Services Juridiques, vous assurerez le soutien administratif à ces membres de l’exécutif, aux gestionnaires en TI ainsi qu’aux membres de l’équipe des services juridiques.

Assurer le soutien administratif :

• Préparer et coordonner les réunions et conférences (internes et externes).
• Effectuer diverses réservations (déplacements, salle, etc.).
• Remplacer occasionnellement à la réception.

Assister le département des Technologies de l’information :

• Fournir du soutien administratif à la Vice-présidente des TI et aux gestionnaires TI dans diverses activités de gestion exécutive telles que la soumission des feuilles de temps, le suivi des devis pour l’équipement, la résolution des commandes en souffrance, les factures impayées et autres écarts connexes.
• Créer des organigrammes et des flux en MS Visio.
• Acheminer correctement les accords, les contrats et les factures à travers le processus de signature.
• Maintenir et gérer un système de classement des contrats signés par le département IT.
• Faire les suivis des dates d’expiration des contrats avec les membres de l’équipe IT et des délais pour les renouvellements.
• Traiter les contrats de location, réquisitionner les fournitures de bureau, diriger les procédures de stockage des dossiers et effectuer d’autres procédures de soutien administratif pour une gestion efficace du bureau.
• Fournir un soutien logistique aux cadres en visite ou aux équipes de projet en coordination avec d’autres assistants de direction.

Assister le département des Services juridiques :

• Assister l'équipe des services juridiques pour la préparation de documents contractuels, rapports, accords de services, communications, présentations, lettres, mises à jour, rapports, procédures, etc. et pour la compilation d'informations pour les dossiers de litige.
• Soutenir les interactions du service juridique avec les clients internes et les intervenants externes.
• Maintenir et gérer un système de classement des documents du département juridique.
• Exécuter les autres tâches administratives connexes.

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We are looking for a new Executive Assistant to join our team in Ile-des-Sœurs. Reporting to the Vice-President of Information Technology and the Vice-President, Legal Services amp; General Counsel, you will provide administrative support to the precedent executive members, IT Managers and Legal Services team.

Provide administrative support:

• Prepare and coordinate meetings and conferences (internal and external).
• Make various reservations (travel, meeting rooms, etc.).
• Occasionally replace the receptionist.

Assist the IT Department:

• Provide the administrative support to the Information Technology Vice-President and IT Managers for effective office management including activities such as timesheets submission, follow-up on quotes for equipment, resolving back orders, unpaid invoices and other related discrepancies.
• Create organizational charts and other MS Visio flowcharts.
• Properly route agreements, contracts and invoices through the signature process.
• Maintain and manage a filing system of contracts signed by the IT department.
• Keep IT team members aware of contract expiration dates as well as contract renewal deadlines.
• Provide logistics support to visiting executives or project teams in coordination with other Executive assistants.

Assist the Legal Department:

• Assist the legal services team in preparing contractual documents, reports, service agreements, communications, presentations, letters, updates, reports, procedures, etc.
• Assist the legal services team in compiling information for litigation files.
• Support the legal department interactions with the internal and external stakeholders.
• Maintain and manage the legal department document filing system.
• Perform other related administrative tasks as required.

Requirements

• 5+ années d’expérience en soutien administratif, assistance à l’exécutif ou en secrétariat
• Expérience en milieu juridique, un atout.
• Parfait bilinguisme parlé et écrit (français et anglais); la grande majorité de la tâche est en anglais.
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite.
• Souci de la satisfacti

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