Coordonnateur(trice) TI / IT Coordinator
IPEX Group of Companies, Canada

IPEX est l’un des principaux fournisseurs de systèmes intégrés de tuyauteries thermoplastiques en Amérique du Nord. Nous avons pour mission de bâtir un avenir meilleur en connectant les gens avec l’eau et l’énergie.

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) TI Assistant(e) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe dynamique des TI. C’est un poste permanent à temps plein pour notre bureau de l’Ile-des-Sœurs (Montréal, Québec). Le/la titulaire du poste assurera le soutien administratif en TI, ce qui inclut la gestion des fournisseurs de services TI ainsi que le maintien du budget départemental. Il/elle sera le contact primaire pour nos partenaires externes et internes.

• Soutenir la Vice-présidente des TI avec la planification des réunions, les voyages d’affaires, son agenda pour les réunions de leaders et le contact avec les partenaires externes.
• Maintenir et gérer un système de classement des contrats signés par le département IT.
• Faire les suivis des dates d’expiration des contrats avec les membres de l’équipe IT et des délais pour les renouvellements.
• Fournir du soutien administratif aux gestionnaires TI (Cheffe du PMO, Gestionnaires du Développement amp; de l’Infrastructure et les Partenaires d’affaires en TI).
• Assister les partenaires internes pour effectuer diverses réservations (déplacements, vols, salle, repas, etc.).
• Préparer et gérer d’information confidentielle.
• Créer des organigrammes et des flux en utilisant MS Visio.
• Mener les tâches administratives quotidiennes telles que la photocopie, scanning, et du classement de dossiers.
• Acheminer correctement les accords, les contrats et les factures à payer à travers le processus de signature et paiement. Maintenir une communication régulière avec le département des Finances tout en supportant la planification du budget départemental en TI.
• Préparer les bons de commandes pour les factures de fournisseurs.
• Gérer la liste de distribution et la communication exécutive, tel que demandé.
• Assister avec le suivi de l’équipement informatique.

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IPEX is one of the North American leading providers of advanced plastic piping systems. Our mission is to shape a better tomorrow by connecting people with water and energy.

We are currently looking for an IT Coordinator-Administrative Assistant to join our dynamic IT Department. This is a full-time position based out our Nuns’ Island offices (Montréal, Québec). In this role, the incumbent will assist with all the administrative duties, including IT vendor management and departmental budget handlings. He/she will be a primary contact for internal and external partners.

Principal Responsibilities

• Support the Vice-President of IT with all meetings, travel planning, calendar management for the leadership meetings and internal partners.
• Handle IT contracts with vendor services providers which means maintaining a filing system of contracts signed by the IT Department.
• Keep IT team members aware of contract expiration dates as well as contract renewal. Provide administrative support to IT leaders (PMO Manager, Development amp; Infrastructure Managers amp; IT Business Partners).
• Assist internal partners with their meeting requirements i.e. booking flights, hotel accommodations, meals etc.
• Prepare and process confidential information.
• Build organizational charts et des process flows avec MS Visio.
• Lead general day-to-day office admin i.e. photocopying, scanning, filing, etc.).
• Prepare expense reports and ensure they are submitted timely and follow up on payment. Maintain a regular communication flow with the Finance Department as well as supporting the departmental budget planning.
• Prepare Purchase Orders for supplier invoices.
• Manage distribution lists and executive communication, as assigned.
• Assist with tracking laptop assets.

Requirements

• Formation collégiale pertinente ou 5+ années d’expérience en soutien administratif.
• Expérience de soutien d’un département TI, un atout.
• Connaissance intermédiaire-avancée de la suite MS Office (Word, OUTLOOK, EXCEL, PWP, Visio).
• Habileté à travailler dans un environnement rapide et flexibilité pour s’adapter aux besoins changeants.
• Être organisée, porter attention aux détails, et une capacité démontrée à prioriser.
• Avoir une attitude positive et proactive.
• Sens de l’initiative.
• Être en mesure d’exercer du jugement et de la discrétion lorsqu’en charge d’informations confidentielles.
• Bilingue - français et anglais parlé et écrit de niveau professionnel.

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• College degree or more w

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